Más de 600 mil fichas clínicas se resguardan en Unidad de Archivo del hospital local

En el capítulo 20 del podcast "Hagamos Salud", el jefe de la Unidad de Archivo y Resguardo de Ficha Clínica, Jorge Rodríguez, entregó detalles acerca de la modernización de este sistema, pieza clave en el proceso de acreditación que enfrentará el Complejo Asistencial "Dr. Víctor Ríos Ruiz" en el último trimestre del año.

Para entender cómo trabaja este servicio, Rodríguez detalló que "las fichas están ordenadas de forma correlativa, no obstante, lo que manda es el RUN. "Para que sea más fácil de encontrar, le hemos asignado números, líneas y colores a las carpetas, así es más rápida su localización", sostuvo. Dicho sistema ha servido de modelo para otros centros de salud que han enviado a delegaciones al hospital angelino para interiorizarse sobre su funcionamiento.

El profesional agregó que "no solamente está la ficha de papel que ven, sino que hay mucho más que eso, porque hay que contemplar todos los registros médicos jurídicos de las personas, y nosotros tenemos alrededor 600 mil fichas más o menos, entre las fichas de los pacientes activos, pasivos, y de los fallecidos".

Un dato importante que entregó el profesional, es que el CAVRR tiene la obligación de mantener durante 15 años las fichas clínicas, que pueden ser solicitadas presencialmente a través de la Unidad de Gestión de Documentos. "Para destruirlas, que es lo que la ley nos permite, tenemos que asegurarnos que el paciente no haya venido al hospital en los últimos 15 años, o bien esté fallecido. Esas fichas las tenemos custodiadas en otra parte, en un servicio externo".

En el marco del nuevo proceso de acreditación, la Unidad de Archivo ha estado en una constante preparación y estudio para poder cumplir con todos los estándares, que van desde ordenar de manera correcta un documento, hasta la cantidad de tiempo que se demora el proceso de entrega de una ficha.

De ahí la importancia de mantener actualizados los registros, con las epicrisis, los exámenes, las hojas de enfermería, y todos los documentos que tengan relación con el paciente, labor a la que están abocados de forma especial los 15 funcionarios de la Unidad de Archivo y Resguardo de Ficha Clínica, pero en la que inciden también todos los servicios del Complejo Asistencial.